Datenschutzerklärung
Anne Kalf · Osteopathie
Stand: Oktober 2026
1. Allgemeine Hinweise zum Datenschutz
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist mir ein wichtiges Anliegen. Ich behandle Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den geltenden gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Mit dieser Datenschutzerklärung informiere ich Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung meiner Website sowie im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme, der osteopathischen Behandlung und meiner Abrechnung erhoben, verarbeitet und gespeichert werden.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Hierzu gehören beispielsweise Ihr Name, Ihre Kontaktdaten oder Ihre IP-Adresse.
Im Rahmen einer osteopathischen Behandlung können darüber hinaus besonders schützenswerte Gesundheitsdaten verarbeitet werden.
2. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Anne Kalf
Osteopathin und Heilpraktikerin
Gemeinschaftspraxis Shao Hai
Sürther Hauptstraße 73
50999 Köln-Sürth
Telefon: 0049 (0)179 1744521
E-Mail: kontakt@praxis-kalf.de
Website: http://www.praxis-kalf.de
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.
3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der Website
3.1 Automatische Datenerfassung
Beim Aufruf meiner Website werden durch den Webserver automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt.
Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:
- Browsertyp und Browserversion
- verwendetes Betriebssystem
- zuvor besuchte Website (Referrer-URL)
- aufgerufene Seiten
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- IP-Adresse
- Hostname des zugreifenden Geräts
Diese Daten werden gegebenenfalls in sogenannten Server-Logfiles gespeichert.
3.2 Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt, um einen technisch störungsfreien Betrieb der Website sicherzustellen, die Systemsicherheit zu gewährleisten und mögliche technische Probleme erkennen und beheben zu können.
3.3 Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Mein berechtigtes Interesse besteht in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung meiner Website.
3.4 Speicherdauer
Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist.
Beim Aufruf der Website können durch den Hosting-Anbieter technische Zugriffsdaten in Server-Logfiles verarbeitet werden. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Informationen zum verwendeten Browser und Betriebssystem gehören. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website.
4. Hosting der Website
Meine Website wird bei einem externen Dienstleister (WordPress.com) gehostet.
Der Hostinganbieter verarbeitet personenbezogene Daten, die beim Besuch der Website entstehen. Hierzu können insbesondere IP-Adressen, technische Zugriffsdaten und Server-Logfiles gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung der Website.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Soweit der Hostinganbieter personenbezogene Daten in meinem Auftrag verarbeitet, besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
5. Cookies und vergleichbare Technologien
Meine Website kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden.
Cookies sind kleine Dateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Funktionen der Website ermöglichen.
Technisch notwendige Cookies dienen beispielsweise dazu, grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen.
Soweit Cookies oder vergleichbare Technologien für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich sind, richtet sich deren Einsatz nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, soweit einschlägig, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Für technisch nicht notwendige Cookies und vergleichbare Technologien wird, soweit gesetzlich erforderlich, vorab Ihre Einwilligung eingeholt. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
6. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon
Wenn Sie mich telefonisch oder per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten verarbeitet.
Hierzu können gehören:
- Name
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Inhalt Ihrer Nachricht
- gegebenenfalls Angaben zu Ihrem Anliegen
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls zur Vorbereitung oder Durchführung eines Behandlungsvertrags.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit einem bestehenden oder angebahnten Behandlungsvertrag erfolgt.
Bei sonstigen Anfragen kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.
Soweit Sie im Rahmen Ihrer Anfrage Gesundheitsdaten übermitteln, erfolgt deren Verarbeitung nur auf einer hierfür zulässigen Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO.
Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Hinweis zur E-Mail-Kommunikation
Bitte beachten Sie, dass die Kommunikation per gewöhnlicher E-Mail Sicherheitsrisiken bergen kann. Insbesondere kann eine vollständige Vertraulichkeit bei unverschlüsselter E-Mail-Kommunikation nicht gewährleistet werden.
Ich empfehle daher, sensible Gesundheitsinformationen möglichst nicht unverschlüsselt per E-Mail zu übermitteln.
7. Kontaktformular auf der Website
Wenn Sie das Kontaktformular meiner Website nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.
Für die Bereitstellung des Kontaktformulars wird die WordPress-Erweiterung Jetpack (Jetpack Contact Form) verwendet.
Art und Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten verarbeitet. Hierzu können insbesondere gehören:
- Ihr Name
- Ihre E-Mail-Adresse
- der Inhalt Ihrer Nachricht
Die übermittelten Angaben werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur damit verbundenen Kommunikation verwendet.
Verarbeitung und Speicherung der Daten
Die über das Kontaktformular übermittelten Nachrichten werden an die E-Mail-Adresse kontakt@praxis-kalf.de gesendet.
Darüber hinaus ist das Kontaktformular mit Jetpack CRM verknüpft. Die übermittelten Daten können daher zusätzlich innerhalb der WordPress- beziehungsweise Jetpack-Umgebung als Kontakte oder Formulareinträge gespeichert werden.
Im Rahmen der technischen Bereitstellung des Kontaktformulars kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch die eingesetzten Jetpack- beziehungsweise WordPress.com-Dienste erfolgen.
Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Kontaktanfrage und der gegebenenfalls anschließenden Kommunikation.
Soweit Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Behandlungsvertrags dient, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung und Beantwortung eingehender Anfragen.
Bitte übermitteln Sie über das Kontaktformular möglichst keine sensiblen Gesundheitsinformationen.
Sollten Sie dennoch Gesundheitsdaten übermitteln, werden diese nur verarbeitet, soweit hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage gemäß Art. 9 Abs. 2 DSGVO besteht.
Speicherdauer
Die über das Kontaktformular übermittelten Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Dies gilt sowohl für die per E-Mail übermittelten Nachrichten als auch für gegebenenfalls innerhalb der WordPress- beziehungsweise Jetpack-Umgebung gespeicherte Daten.
Datensicherheit
Die Übertragung der Formulardaten zwischen Ihrem Browser und meiner Website erfolgt über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung.
Bitte beachten Sie, dass bei der anschließenden Übermittlung per E-Mail zusätzliche technische Verarbeitungsprozesse stattfinden, deren Vertraulichkeit von den eingesetzten E-Mail-Diensten und Übertragungswegen abhängt.
8. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der osteopathischen Behandlung
Im Rahmen der osteopathischen Behandlung ist es erforderlich, personenbezogene Daten meiner Patientinnen und Patienten zu erheben und zu verarbeiten.
Hierzu gehören insbesondere:
- Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten
- Angaben zur gesundheitlichen Vorgeschichte
- aktuelle Beschwerden und Symptome
- Informationen zu bestehenden Erkrankungen
- gegebenenfalls ärztliche Befunde und Untersuchungsergebnisse
- Angaben zu durchgeführten Untersuchungen und Behandlungen
- behandlungsbezogene Dokumentationen
- abrechnungsrelevante Informationen
Diese Daten werden ausschließlich verarbeitet, soweit dies für die Durchführung und Dokumentation der Behandlung sowie die Abrechnung erforderlich ist oder eine andere gesetzliche Grundlage besteht.
Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung allgemeiner personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Behandlungsvertrags.
Soweit gesetzliche Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, erfolgt im Rahmen der Gesundheitsversorgung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.
Soweit eine darüber hinausgehende Verarbeitung nur auf Grundlage einer Einwilligung zulässig ist, wird diese gesondert eingeholt.
Vertraulichkeit
Alle im Rahmen der Behandlung erhobenen Informationen werden vertraulich behandelt.
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder eine entsprechende Einwilligung beziehungsweise Schweigepflichtentbindung vorliegt.
9. Behandlung von Kindern und Jugendlichen
Bei der osteopathischen Behandlung minderjähriger Patientinnen und Patienten werden personenbezogene Daten des Kindes sowie gegebenenfalls Daten der sorgeberechtigten Personen verarbeitet.
Hierzu gehören insbesondere Angaben zur gesundheitlichen Entwicklung, zu bisherigen Erkrankungen und zu behandlungsrelevanten Besonderheiten.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen.
Soweit für bestimmte Maßnahmen eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese unter Berücksichtigung der Einwilligungsfähigkeit der minderjährigen Person und der gesetzlichen Vertretungsbefugnisse eingeholt.
10. Einsatz der Praxissoftware Lemniscus
Für die Organisation und Verwaltung meiner Praxis nutze ich die cloudbasierte Praxissoftware Lemniscus der pgt technology scouting GmbH.
Die Software dient insbesondere der Verwaltung von Patientendaten, der Terminorganisation, der Dokumentation osteopathischer Behandlungen sowie der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen.
Art und Zweck der Datenverarbeitung
Im Rahmen der Nutzung von Lemniscus werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Stammdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und Kontaktdaten
- Angaben zu Behandlungsterminen
- Gesundheitsdaten, insbesondere Anamnesen, Beschwerden, Befunde und Behandlungsverläufe
- Dokumentationen durchgeführter osteopathischer Behandlungen
- Rechnungs-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten
- gegebenenfalls Angaben zu Sorgeberechtigten bei der Behandlung minderjähriger Personen
Die Verarbeitung erfolgt zur Organisation und Durchführung der osteopathischen Behandlung, zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten sowie zur Abrechnung erbrachter Leistungen.
Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Behandlungsvertrags sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.
Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen zur Gesundheitsversorgung.
Auftragsverarbeitung und Datensicherheit
Lemniscus wird als externer Dienstleister zur Verarbeitung und Speicherung der Praxisdaten eingesetzt.
Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag meiner Praxis verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen. Zum Schutz der personenbezogenen Daten werden technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt. Die Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert.
Speicherdauer
Die in Lemniscus gespeicherten Daten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Für die Dokumentation osteopathischer Behandlungen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung gemäß § 630f Abs. 3 BGB, soweit keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Für Rechnungs- und Abrechnungsunterlagen gelten die jeweils einschlägigen steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht, sofern keine weiteren rechtlichen Gründe für eine Speicherung bestehen.
11. Aufbewahrung und Löschung von Patientendaten
Patientenbezogene Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
Nach § 630f Abs. 3 BGB ist die Behandlungsdokumentation grundsätzlich für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht andere gesetzliche Vorschriften längere Aufbewahrungsfristen vorsehen.
Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht beziehungsweise datenschutzgerecht vernichtet, sofern keine weiteren gesetzlichen Verpflichtungen oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.
Für steuerlich relevante Unterlagen gelten gegebenenfalls abweichende gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
12. Weitergabe personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht ohne entsprechende Rechtsgrundlage an Dritte weitergegeben.
Eine Weitergabe kann insbesondere erforderlich sein:
- wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben,
- wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
- wenn dies zur Durchführung des Behandlungsvertrags erforderlich und rechtlich zulässig ist,
- wenn externe Dienstleister im Rahmen einer datenschutzrechtlich zulässigen Auftragsverarbeitung eingesetzt werden (bspw. Rechnungsstellung durch lemniscus).
Gesundheitsdaten unterliegen einem besonderen Schutz.
Eine Übermittlung an andere behandelnde Personen, Ärztinnen und Ärzte oder sonstige Stellen erfolgt nur unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen und gegebenenfalls nach entsprechender Schweigepflichtentbindung.
13. SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung
Diese Website verwendet aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung.
Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Internetadresse mit „https“ beginnt.
Dadurch wird die Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und dem Webserver verschlüsselt.
14. Ihre Rechte als betroffene Person
Im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen stehen Ihnen verschiedene Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu.
Recht auf Auskunft
Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.
Recht auf Berichtigung
Sie können gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
Recht auf Löschung
Sie haben gemäß Art. 17 DSGVO unter den dort genannten Voraussetzungen das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen Löschung entgegenstehen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.
Recht auf Widerspruch
Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeitet werden, können Sie unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.
Widerruf einer Einwilligung
Eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.
Die zuständige Aufsichtsbehörde in Nordrhein-Westfalen ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
15. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
16. Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter
Für meine Praxis wurde kein Datenschutzbeauftragter benannt. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich unmittelbar an mich wenden.
17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Ich behalte mir vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich gesetzliche Anforderungen, technische Gegebenheiten oder die Verarbeitung personenbezogener Daten ändern.
Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.
Anne Kalf · Osteopathie
Köln-Sürth